Hinweisgeber-systeme
Hinweisgeber-systeme
Compliance-Line by ARQIS
Neue Pflichten und Anforderungen für Unternehmen
Mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland wird die Einführung eines Hinweisgebersystems (auch Whistleblowing-System, WBS) gesetzlich verpflichtend: seit Juli 2023 im ersten Schritt für alle Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern und ab Dezember 2023 für alle Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern.
Hinweisgebersysteme sind ein Kernelement des Compliance Managements (ISO 37301) und ein wichtiger Baustein guter Unternehmensführung.
Organisationen können schnell und direkt auf Missstände reagieren und negative Folgen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette frühzeitig abwenden.
Das interne Hinweisgebersystem dient Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Stakeholdern dabei als zentrale Anlaufstelle, um auf Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten hinzuweisen.
Was muss ein Hinweisgebersystem leisten
Hinweise müssen in mündlicher oder schriftlicher Form möglich sein. Auch ein persönliches Treffen mit dem Hinweisgeber muss auf dessen Wunsch ermöglicht werden.
Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt sein.
Der Hinweisgeber muss innerhalb von 7 Tagen nach der Meldung eine Eingangsbestätigung erhalten. Nach ca. 3-4 Monaten muss eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand erfolgen.
Hinweise müssen von einer unparteiischen Person oder Abteilung im Unternehmen entgegengenommen und bearbeitet werden. Das Unternehmen kann Externe beauftragen, sofern Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung gewährleistet sind.
Die DSGVO und betriebliche Mitbestimmungsrechte müssen bei Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems beachtet werden.
Digitale Whistleblowing-Systeme anwaltlich betreut
Digitale Whistleblowing-Systeme sind Online-Plattformen, die speziell für die Hinweisgabe in Unternehmen entwickelt werden. Sie können komplett unabhängig von der IT-Infrastruktur eines Unternehmens betrieben werden (Cloud-Service).
Ein WBS kann in ein vorhandenes Compliance-Management-System eingebunden werden. Sowohl bei der Implementierung als auch im Betrieb müssen gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Dazu gehören eine datenschutzrechtliche Dokumentation und arbeitsrechtliche Mitbestimmung.
Durch den externen juristischen Betrieb des internen Hinweisgebersystems sind alle diese gesetzlichen Anforderungen voll abgedeckt. Fälle werden vertraulich und rechtssicher bearbeitet. Unsere Experten sind geschult im Umgang mit Hinweisgebern und können Hinweise direkt juristisch validieren. Wenn aus einem Hinweis ein Fall wird, kann nahtlos die erforderliche interne Untersuchung eingeleitet und durch uns begleitet werden.
Compliance-Line by ARQIS
- Effizientes vollständiges Outsourcing des Themas Whistleblowing in Ihrem Unternehmen
- Full-Service-Paket und Einzelberatung für Ihr Hinweisgebersystem: Planung und Konzeption, Roll-out, Betrieb und Folgemaßnahmen
- Auswahl und Einrichtung des passenden Systems und Dienstleisters
- Nahtlose Integration des Hinweisgebersystems in Ihre internen Abläufe und Unternehmens-IT
- Rechtssichere vertrauliche Fallbearbeitung durch anwaltliche Betreuung des Hinweisgebersystems
- Beachtung aller Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie, von Datenschutz (DSGVO und BDSG) und Arbeitsrecht
- Fristenmanagement der gesetzlichen Reaktions- und Bearbeitungsfristen
- Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und Stakeholder, um auf Fehlverhalten und Unregelmäßigkeiten hinzuweisen
- Gewährleistung der gesetzlich geforderten unabhängigen Hinweisbearbeitung
- Umfassende rechtliche Validierung eingehender Hinweise durch erfahrene Compliance-Rechtsanwälte
- Kompetente Beratung zu erforderlichen Folgemaßnahmen
- Maßgeschneiderte Berichte und Statistiken
Wir kennen die gängigen digitalen Hinweisgebersysteme und unterstützen unabhängig, flexibel und interdisziplinär bei allen Phasen von Auswahl bis Implementierung und Fallbearbeitung.
Die anwaltliche Betreuung des Hinweisgebersystems gewährleistet eine rechtssichere und vertrauliche Fallbearbeitung unter Beachtung der Anforderungen aus der EU Whistleblowing Richtlinie und dem Lieferkettengesetz sowie aus Arbeitsrecht und Datenschutz (DSGVO).
- 24/7 Erreichbarkeit per ComplianceLine
- kurze Reaktionszeit
- rechtssichere anwaltliche Bearbeitung
- geschulter Umgang mit Hinweisgebern
- umfassende Fallbegleitung
- Folgemaßnahmen und interne Untersuchungen
- arbeitsrechtliche Absicherung
- revisionssichere Dokumentation
- vorstandsfähiges Reporting
SIE HABEN NOCH FRAGEN?
Schreiben Sie uns gerne, ob zum Thema Hinweisgebersysteme oder unserem Compliance-Angebot allgemein.